Keskitien säätiö sr:n tietosuojaseloste 

Keskitien säätiö sr (jäljempänä ”Säätiö”) on sitoutunut huolehtimaan sen hallussa olevien henkilötietojen luottamuksellisuudesta ja tietosuojasta. Tämä tietosuojaseloste soveltuu henkilötietoihin, joita keräämme henkilörekisteriimme apurahan hakijoina toimivista yksityishenkilöistä, avustusta hakevien yhteisöjen yhteyshenkilöistä, Säätiön yhteiskuntasuhteiden sidosryhmään kuuluvista sekä Säätiön luottamus- ja toimihenkilöistä (jäljempänä ”Rekisteri”). Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan keräämiämme henkilötietoja ja niiden käsittelyä. Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä antaa säätiön asiamies Hannu Kallio (asiamies@keskitie.fi).

Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. 

Rekisterinpitäjä

Keskitien säätiö sr
PL 653
20101 Turku
y-tunnus: 116612-5

Kenen henkilötietoja keräämme?

Käsittelemme Rekisterissä seuraavien tahojen henkilötietoja:

• Apurahaa hakevat yksityishenkilöt;

• Avustusta hakevien yhteisöjen yhteyshenkilöt;

• Säätiön hallituksen jäsenet;

• Säätiön tilintarkastajan ja varatilintarkastajan ja valvontatarkastajan henkilötiedot;

• Kahteen edelliseen ryhmään kuuluvien lähipiiriläiset;

• Säätiön yhteiskunnalliseen vaikuttamistoimintaan liittyvään sidosryhmään kuuluvista

Minkä tyyppisiä henkilötietoja keräämme?

Käsittelemme Rekisterissä seuraavia rekisteröityjä koskevia henkilötietoja:

  • Etu- ja Sukunimi;
  • Henkilötunnus (ainoastaan apurahaa hakevan yksityishenkilön osalta tai muissa lain edellyttämissä käsittelytapauksissa, kuten palkan ja palkkion maksamiseksi);
  • Puhelinnumero ja osoite;
  • Sähköpostiosoite;
  • Tilinumero (ainoastaan apurahan tai avustuksen maksua varten; lisäksi säätiön sisäisten palkkojen ja palkkioiden  maksamiseksi);
  • Henkilön edustama yhteisö ja asema yhteisössä;

Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään?

Keräämme henkilötietoja rekisteröidyiltä itseltään (esim. apurahahakemuksessa olevat yhteystiedot tai muut henkilön antamat tiedot) tai yleisesti saatavilla olevista julkisista rekistereistä (esim. sidosryhmiin suuntautuvaa viestintää varten).

Henkilötietojesi käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Apurahahakemusten osalta henkilötietojesi käsittelyn peruste on alla mainittuihin käyttötarkoituksiimme perustuva oikeutettu etumme.

 Apurahaa hakevien yksityishenkilöiden ja avustusta hakevien yhteisöjen edustajien osalta henkilötietojen käsittely on välttämätöntä hakemusten vastaanottamiseksi, käsittelemiseksi ja myönnettyihin apurahoihin ja avustuksiin liittyvän raportoinnin kannalta.

Yksityishenkilöiden henkilötunnuksia käsitellään lain velvoitteista johtuen. Säätiö on lain nojalla velvollinen välittämään Verohallinnolle ja eläkevakuutusyhtiölle (esim. Maatalousyrittäjien eläkelaitokselle) apurahan myöntämiseen liittyviä tietoja.

Säätiön hallintohenkilöiden ja tilin- ja valvontatarkastukseen osallisten sekä näiden lähipiiriläisten osalta henkilötietojen käsittelyperusteena on säätiölain velvoitteet ja oikeutettu etu. 

Säätiö ylläpitää sidosryhmäänsä kuuluvista osoitteistoa sääntöjen mukaiseen yhteiskunnalliseen vaikuttamistoimintaansa liittyvää yhteydenpitoa varten, mikä perustuu oikeutettuun etuun.

Henkilötietojesi käsittelyllä ei ole osaltasi muita vaikutuksia. Emme jatkokäsittele henkilötietojasi muihin kuin tässä selosteessa todettuihin tarkoituksiin emmekä luovuta tietoja 

Henkilötietojesi säännönmukaiset luovutukset ja siirrot kolmansille osapuolille

Voimme siirtää henkilötietojasi yhteistyökumppaneillemme ja alihankkijoillemme, jotka on kuvattu alla.  

Säätiön alihankkijana apurahojen ja avustusten maksatuksen osalta toimii tilitoimisto Tulosmylly Oy (1860691-6), jolle Säätiö siirtää maksua varten tarvittavat henkilötiedot.

Säätiö ylläpitää HybridiSuomi verkkosivustoa (www.hybridisuomi.fi), jonka yhtenä tarkoituksena on toimia julkaisu- ja tiedotuskanavana muun säätiön tukemille tutkimuksille ja hankkeille. Sivuston ylläpito tapahtuu yhteistyössä Pohjoisranta BCW Oy:n (1013826-5) kanssa.

Yhteistyökumppanimme ja alihankkijamme voivat käsitellä henkilötietojasi vain lukuumme suoritettavien tehtävien hoitamiseen tai ylläpitoon liittyvissä asioissa. Varmistamme aina, että yhteistyökumppanimme eivät käsittele siirrettäviä henkilötietoja mitään muita tarkoituksia varten.

Meidän voi myös olla tarpeen jakaa henkilötietojasi toimivaltaisten viranomaisten kanssa henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön mukaisesti. Tieto yli 1000 euron henkilökohtaisista apurahansaajista luovutetaan lain edellyttämällä tavalla Verohallinnolle ja eläkevakuutusyhtiölle (esim. Maatalousyrittäjien eläkelaitokselle).

Säätiö ei käsittele henkilötietoja suoramainontaa, etämyyntiä tai muuta suoramarkkinointia tai markkina- ja mielipidetutkimusta varten, eikä luovuta henkilötietoja tällaisia tarkoituksia varten.

Henkilötietojesi siirrot EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Me emme siirrä henkilötietojasi Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilyttämisen periaatteet

Säilytämme henkilötietojasi Rekisterissä myönteisiin päätöksiin johtaneiden apuraha- ja avustushakemusten osalta 10 vuotta apurahan käytöstä saadun raportin vastaanottamisesta.

Kielteisiin päätöksiin johtaneet hakemukset säilytetään Rekisterissä 3 vuotta hakemuksen käsittelystä.

Sidosryhmäviestintää varten tarpeelliset  tiedot säilytetään niin kauan kuin henkilön katsotaan kuuluvan säätiön sidosryhmään.

Huomioithan, että henkilötietojasi voidaan joutua säilyttämään myös edellä ilmoitettuja säilytysaikoja kauemmin, mikäli sovellettava lainsäädäntö tai meitä sitovat sopimusvelvoitteet kolmansia osapuolia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

Rekisteröidyn henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Sinulla on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

  • saada tieto henkilötietojesi käsittelystä;
  • saada pääsy omiin tietoihisi ja tarkastaa itseäsi koskevat käsittelemämme henkilötiedot;
  • vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
  • vaatia henkilötietojesi poistamista;
  • vastustaa henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojesi käsittelyperusteena on oikeutettu etumme;
  • vaatia henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista.

Sinun tulee esittää yllä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntösi meille tämän tietosuojaselosteen ”Yhteydenotot”-kohdan mukaisesti. Voimme pyytää sinua tarkentamaan pyyntöäsi kirjallisesti ja varmentamaan henkilöllisyytesi ennen pyynnön käsittelemistä. Voimme kieltäytyä pyyntösi toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Sinulla on myös aina oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa asuinpaikkasi tai työpaikkasi sijaitsee, mikäli katsot, että emme ole käsitelleet henkilötietojasi soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Kunnioitamme henkilötietojesi luottamuksellisuutta. Manuaalista aineistoa säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain nimetyillä henkilöillä. Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu tietojärjestelmäämme, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Yhteydenotot

Kaikki yllä mainittujen oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse rekisteriasioistamme vastaavalle osoitteeseen  Hannu Kallio (asiamies@keskitie.fi).

Voit myös ottaa yhteyttä kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Keskitien säätiö sr
PL 653
20101 Turku

Rekisterissä olevalla on oikeus saada oikeuksiensa toteuttamista koskeva asia käsiteltäväksi toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle:

Tietosuojavaltuutettu
Ratapihantie 9
00520 Helsinki
puh: 029 5666 700100 Helsinki


Keskitien säätiö sr / PL 653, 20101 Turku / asiamies Hannu Kallio, 050-527 1875 Tietosuojaseloste